作者：王小兵 上海隆天律師事務(wù)所執(zhí)行主任、合伙人、律師、專利代理人

隨著企業(yè)自主創(chuàng)新能力的不斷增強(qiáng)，越來越多的企業(yè)擁有自主知識產(chǎn)權(quán)，這些知識產(chǎn)權(quán)大多集中在字號、專利、商標(biāo)、版權(quán)、商業(yè)秘密、知名商品特有的名稱（包裝或裝潢）、集成電路布圖設(shè)計(jì)等方面。企業(yè)自主知識產(chǎn)權(quán)數(shù)量和類型的增多以及企業(yè)對知識產(chǎn)權(quán)依賴度的增加，使得知識產(chǎn)權(quán)管理制度顯得愈發(fā)重要。

企業(yè)擁有知識產(chǎn)權(quán)后應(yīng)當(dāng)有效地管理和利用起來為企業(yè)發(fā)展做貢獻(xiàn)，知識產(chǎn)權(quán)管理的混亂狀態(tài)很大程度上是因?yàn)橹R產(chǎn)權(quán)檔案管理制度的缺失導(dǎo)致，故建立和加強(qiáng)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度迫在眉睫。

在建立現(xiàn)代化企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理制度的過程中，知識產(chǎn)權(quán)檔案管理是基礎(chǔ)，如果沒有一個好的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度，那么企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理體系將變得混亂無序，并最終導(dǎo)致無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

以下，筆者就企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作談?wù)勛约旱囊恍\見：

一、加強(qiáng)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的必要性

筆者認(rèn)為，企業(yè)加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的必要性有以下幾點(diǎn)：

1．有利于了解本企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)現(xiàn)狀。知識產(chǎn)權(quán)檔案包括了現(xiàn)階段企業(yè)所擁有的知識產(chǎn)權(quán)種類和數(shù)量，對其進(jìn)行歸納和梳理有利于企業(yè)及時了解自身知識產(chǎn)權(quán)形成和發(fā)展?fàn)顩r。特別是針對新入職的人員，規(guī)范的知識產(chǎn)權(quán)檔案可以幫助其快速了解企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)現(xiàn)狀。

2．有利于明確企業(yè)研發(fā)方向。企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案還包括對本領(lǐng)域、本行業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)控情報收集與分析，及時了解本領(lǐng)域、本行業(yè)的研發(fā)動態(tài)，可以對企業(yè)的研發(fā)方向指明道路。

3．有利于及時維護(hù)本企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。例如，商標(biāo)續(xù)展、專利年費(fèi)繳納等等，需要有專人進(jìn)行提示，建立知識產(chǎn)權(quán)檔案，可以及時維護(hù)這些知識產(chǎn)權(quán)，不會因權(quán)利數(shù)量龐大，管理無序，未及時繳納費(fèi)用而喪失權(quán)利。當(dāng)然，企業(yè)也可以委托知識產(chǎn)權(quán)代理機(jī)構(gòu)代為管理。

4．有利于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的維權(quán)。無論是知識產(chǎn)權(quán)權(quán)屬糾紛還是知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)糾紛，作為原告來說都要提供知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利證據(jù)以證明自己是真正的權(quán)利人。對于專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等須經(jīng)國家機(jī)關(guān)授權(quán)的權(quán)利，顯然很容易舉證權(quán)利證據(jù)。但對于著作權(quán)、商業(yè)秘密等無須國家機(jī)關(guān)認(rèn)定授權(quán)的知識產(chǎn)權(quán)，如何提供權(quán)利證據(jù)是一個難題。多數(shù)企業(yè)不重視知識產(chǎn)權(quán)檔案管理，無法提供創(chuàng)作或研發(fā)過程的有效證據(jù)，導(dǎo)致敗訴，這應(yīng)當(dāng)引起我們的足夠重視。

5．有利于減少企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓或許可使用過程中的沖突。以品牌和技術(shù)輸出為主導(dǎo)的企業(yè)，其核心競爭力就是知識產(chǎn)權(quán)，知識產(chǎn)權(quán)檔案包含了轉(zhuǎn)讓或許可使用方面的信息，便于企業(yè)及時了解知識產(chǎn)權(quán)的使用狀況，避免許可范圍、許可期限或利益沖突。

當(dāng)然，加強(qiáng)對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的好處和必要性還有很多，筆者只是列出以上五點(diǎn)，但這足以讓我們的企業(yè)重視這項(xiàng)基礎(chǔ)工作并理應(yīng)把它做好。

二、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度的內(nèi)容

筆者認(rèn)為，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度主要應(yīng)包含以下幾個方面：

1．歸檔范圍，即知識產(chǎn)權(quán)檔案應(yīng)當(dāng)包含的具體內(nèi)容，企業(yè)可以根據(jù)自己的實(shí)際情況確定哪些文件資料可以作為知識產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行管理。

2．檔案采集，即如何將散落在公司各個部門的知識產(chǎn)權(quán)檔案材料收集起來，包括檔案采集工作流程、各部門分工合作規(guī)定及相應(yīng)的獎懲措施。

3．立卷要求，即檔案的整理和歸檔應(yīng)當(dāng)符合的總體質(zhì)量要求，包括檔案封面信息、檔案目錄、索引信息、裝訂規(guī)格等等。

4．保管方式，即如何保管好知識產(chǎn)權(quán)檔案，避免檔案遺失，有條件的可以同時建立紙質(zhì)檔案和電子檔案。

5．保管期限，即不同類別的檔案保管期限，特別要注意不同種類知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)期限之間的差異，制定相應(yīng)的保管期限。

6．檔案借閱，即知識產(chǎn)權(quán)檔案的借閱規(guī)定，包括借閱人員、借閱范圍、借閱期限、歸還審核等內(nèi)容。

7．檔案檢查，即對建檔資料進(jìn)行定期核查，對檔案的內(nèi)容、種類、完整性、歸檔期限等進(jìn)行全面檢查，特別要注意是否有缺漏的材料并及時補(bǔ)充完善。

8．檔案銷毀，即對無保存價值和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。

9．管理職責(zé)，即知識產(chǎn)權(quán)檔案管理者的工作職責(zé)，該職責(zé)范圍應(yīng)當(dāng)涵蓋以上8個方面，并應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的獎懲措施。

三、企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度的實(shí)施

企業(yè)的最高負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的必要性和重要性有著清醒的認(rèn)識和足夠的重視，這樣才能在企業(yè)日常運(yùn)營中有效貫徹實(shí)施該項(xiàng)制度，才能將這項(xiàng)制度的功效發(fā)揮至最大，最終使企業(yè)受益。

另外，知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以法務(wù)部（或知識產(chǎn)權(quán)部）為主導(dǎo)來實(shí)施，這主要是因?yàn)橹R產(chǎn)權(quán)檔案相較于企業(yè)其他方面的檔案有著特殊性，例如對于哪些資料可以作為知識產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行歸檔，應(yīng)當(dāng)由對知識產(chǎn)權(quán)法律風(fēng)險防范有一定了解和“敏感度”的專業(yè)人員進(jìn)行界定。有些材料表面看似沒有歸檔價值，但這恰恰會在后續(xù)的訴訟中成為關(guān)鍵證據(jù)。

但應(yīng)當(dāng)說明的是，這項(xiàng)工作絕不僅僅是法務(wù)部（或知識產(chǎn)權(quán)部）一個部門的事情，需要企業(yè)自上而下形成統(tǒng)一認(rèn)識，以法務(wù)部（或知識產(chǎn)權(quán)部）為主導(dǎo)，各部門密切配合而完成。企業(yè)應(yīng)建立一整套知識產(chǎn)權(quán)檔案采集、分類、界定、審核、存檔、調(diào)閱的工作流程，從而明確各部門之間的職責(zé)，協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，提高檔案管理的工作效率。

沒有條件建立法務(wù)部（或知識產(chǎn)權(quán)部）的企業(yè)，可以根據(jù)需要設(shè)置一至兩位法務(wù)專員負(fù)責(zé)具體實(shí)施此項(xiàng)工作，同時企業(yè)也可以尋求外部知識產(chǎn)權(quán)專業(yè)律師的幫助。

總之，對知識產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行梳理、分類、建檔的目的就是方便后續(xù)管理和文件使用，企業(yè)可以根據(jù)自身情況靈活選擇知識產(chǎn)權(quán)檔案的分類規(guī)則，并做好檔案的檢索信息和檢索目錄，方便后面使用時快速、完整調(diào)取。企業(yè)經(jīng)過上述一系列的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理工作后，能夠?qū)ψ陨碇R產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)狀、種類、內(nèi)容、載體等有較為清晰的認(rèn)識，從而為后續(xù)知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造和管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。